7,1. To je průměrný počet předplatných, která v loňském roce využívaly marketingové, komunikační nebo PR agentury. Jejich počet přitom roste – tahounem jsou především nové nástroje využívající umělou inteligenci nebo „AI nadstavby“ stávajících služeb, pomocí kterých se jejich autoři snaží ze stávajících klientů získat další platby. Naopak průměrná výše jednoho předplatného se zvýšila na 7,25 dolaru, tedy asi 170 korun. Vyplývá to z údajů služby Expense management od Fidoo, která slouží k jednodušší správě firemních výdajů malých a středních podniků.
Zatímco v roce 2021 využívala průměrná agentura „jen“ 4,5 služeb, dnes už je to výrazně víc. Z průměru 7,1 předplatných na bázi SaaS je navíc většina rozpočítaná na všechny zaměstnance (necelé 4 z celkového počtu), zbytek pak využívají specializované týmy anebo existuje jedno předplatné na celou agenturu. A trend je podle Fidoo jasný: počet předplatných poroste a za další tři roky by se mohl téměř zdvojnásobit.
Za očekávaným růstem využívaných služeb budou stát pravděpodobně hlavně AI nástroje – ať už jako samostatné služby nebo nadstavby těch stávajících. Jenže nejen s nimi výrazně roste riziko „šedých předplatných“. Tedy služeb, které si firma dlouhodobě platí, ale nevyužívá je. Důvody mohou být různé – od aktivace služby zaměstnancem, který již ve firmě není, po automatické přepínání zkušebních verzí do placených produktů.
V běžném účetnictví je takovou službu obtížné odhalit. A dokazují to i zkušenosti z agentur: 76 % z nich přiznalo, že má zkušenost s hrazením nástroje nebo předplatného, který nikdo nevyužíval déle než 3 měsíce. Nejedná se přitom o zanedbatelné částky. I u menších firem se mohou v roční sumě přehoupnout do řádu desetitisíců. A částečně za tím stojí i politika provozovatelů.
„Průměrná cena předplatného online nástrojů se dnes pohybuje okolo 7,25 amerických dolarů za uživatele. To firmy často motivuje k aktivacím služeb jen na zkoušku nebo v rámci trialových verzí krytých karetními údaji. Jenže pak stačí na test služby zapomenout a velice často následuje strhnutí předplatného třeba rovnou na celých 12 měsíců. Částka se pochopitelně násobí, pokud je služba objednaná pro více lidí – typicky pro celou agenturu. Tím, že se jedná o automatický proces, velice často unikne pozornosti, vysvětluje Petr Herzmann, CEO Fidoo. „Vymoci peníze zpět pak nebývá snadné a hodně to záleží na etice provozovatele dané služby.“
Podle Petra Herzmanna jsou přitom právě kreativní a komunikační agentury první na ráně. Využívání velkého množství specializovaných nástrojů a experimentování s nimi jsou jejich denní chléb a tento trend s nástupem AI posiluje. Často s ním však neumí udržet krok interní pravidla. Česko se tak teprve pomalu učí to, co je například v USA již mnoho let zcela běžné. Právě tam se proti „šedému předplatnému“ bojuje jasnými směrnicemi.
„Naprostým standardem je dnes u většiny firem alespoň jedna firemní karta, která slouží ke krytí běžných provozních nákladů. Častěji agentury pro experimentování s novými online službami využívají také systém předplacených platebních karet pro jednotlivé teamleadery. Ideálně s napojením na účetní software,“ vyjmenovává Petr Herzmann. „To zároveň přináší větší přehled ve správě okamžitých výdajů, který v agenturách občas zoufale chybí. Odpadá tak riziko, že se poplatky za online služby ztratí mezi položkami na jediné firemní kartě, jako je třeba nájem nebo výplaty.“
Jak si nenechat přerůst předplatná přes hlavu?
* Aktivovat novou službu je možné jen s pomocí pověřeného člověka v agentuře.
* Je zavedena evidence předplatného. Celkové projektované náklady na provoz se ihned zanášejí do finančního výhledu.
* SaaS služby se platí speciální kartou určenou přímo pro jejich úhradu.
* Kvartálně dochází ke kontrole reálných útrat a revizi aktivovaných účtů.
* Každá služba musí mít nastavenou jednotnou fakturační adresu, aby nebyly doklady posílány různým lidem v agentuře.
* Pravidelně dochází k auditu reálné využívanosti jednotlivých služeb.
Jaké služby si agentury nejčastěji předplácejí?
(25.4.2024)