Chytré dokumenty pomáhají v náboru, administrativě i obchodu. Šetří tak firmám čas i náklady

Chytré online dokumenty dnes zvládnou mnohem víc než jen nahradit papír a tiskárnu. Pomáhají firmám zrychlit nábor, zjednodušit schvalování objednávek nebo automatizovat rutinní administrativu. Podle zkušeností aplikace Podpisovna mohou firmy díky těmto chytrým dokumentům výrazně ušetřit nejen čas, ale i náklady.
Digitální řešení, která firmám usnadní práci s dokumenty, zažívají v posledních letech boom. Stále více podniků nahrazuje papírové procesy chytrými online dokumenty. „Chytré dokumenty jsou dnes schopné pokrývat stovky každodenních situací – od náboru zaměstnanců přes schvalování výdajů až po objednávky pro klienty,“ uvádí Michal Bočan, zakladatel Podpisovny.

Jedním z nejčastějších využití chytrých dokumentů jsou HR agendy. Personalisté díky nim odbaví onboarding formuláře, žádosti o dovolenou, výkazy práce nebo třeba cestovní příkazy bez nutnosti tisku a ručního zpracování. Vše probíhá online – rychle, přehledně a bezpečně. „Firmy dnes často využívají interaktivní dokumenty i pro evidenci docházky, BOZP, GDPR nebo různá prohlášení,“ dodává Bočan.

Významnou roli hrají chytré dokumenty také v obchodu. Firmy v Podpisovně jednoduše připraví a odešlou objednávky či cenové nabídky, přičemž klienti vidí jen ta pole, která mají vyplnit. Eliminují se tak zmatky, zbytečné dotazy a celý proces se výrazně zkracuje.

Další výhodou je možnost automatického vyplnění některých polí díky napojení na interní nebo veřejné databáze – například IČO nebo DIČ. A samozřejmostí je i možnost dokument rovnou bezpečně podepsat online.

Pomocí chytrých dokumentů lze navíc zvládnout i rutinní administrativu, jako je zpracování účtenek ze služebních cest, zálohových faktur nebo potvrzení o platbě. Dokumenty lze vyplnit online, připojit k nim obrázek účtenky a elektronicky archivovat. „Díky digitalizaci šetří firmy nejen čas, ale i fyzický prostor – papírové šanony už opravdu nejsou potřeba,“ shrnuje na závěr Bočan. (20.6.2025)