Když je všechno urgentní: Jak udržet výkon, lidi i zdravý rozum

Větu „mám hodně práce“ slýcháme na každém kroku. Práce je neustále urgentní, požadavky se zvyšují, tempo zrychluje a lidí nepřibývá. K tomu se nenápadně přidávají „jen malé úkoly navíc“, které se během pár měsíců stanou samozřejmou součástí pracovní náplně. Výsledkem je tlak na výkon, rychlost, flexibilitu a psychickou odolnost. Firmy mluví o efektivitě, lidé o únavě. A obě strany mají pravdu.

Žijeme v době, kdy samotná odbornost už nestačí. Potřebujeme nové kompetence - schopnost pracovat s prioritami, zvládat tlak, komunikovat hranice a přemýšlet v souvislostech. A především potřebujeme šéfy, kteří dokážou udržet rovnováhu v systému, který je ze své podstaty napjatý.

„Nejtěžší místo v celém plánování kapacit neleží uvnitř týmu ani venku u zákazníka. Leží přesně na hraně mezi nimi. Pokud má být vztah dlouhodobý a funkční, musí mít oba dobrý pocit. Musí to dávat smysl, plnit účel a vytvářet motivaci na obou stranách. A tanečníkem na této tenké hraně je šéf,“ říká Irena Vrbová, zakladatelka konzultační společnosti Porto, která se zabývá vzděláváním a rozvojem majitelů a manažerů menších a středních firem. 

Firmy si prošly extrémy. Bývaly doby, kdy platilo „zákazník je náš pán“ bez ohledu na kontext. Pokud je tato věta dodržována mechanicky, bez vnímání reality uvnitř firmy, tým se velmi rychle stává otrokem. Pravidla se mění podle přání zákazníka, plánování přestává existovat a tlak se přelévá dovnitř firmy. Na opačné straně se zase říká „musíme maximálně vycházet vstříc zaměstnancům, na trhu nejsou lidi“. „Pokud se i tento přístup utrhne, vzniká rozmazlený tým, který není schopen zdravě fungovat, mzdy se dotují z rezerv a práci nakonec odedřou jen srdcaři. Ti ale dlouhodobě nevydrží. Až jednou, často nečekaně, se jim srdce zlomí,“ vysvětluje Irena Vrbová.

Nadhled a jasná pravidla

Řešení přitom neleží v dalším extrému. Leží v balancu, který je vědomě řízený šéfem. Základními nástroji jsou pak nadhled, komunikace a jasně nastavená pravidla. A právě tady se ukazuje kvalita vedení. „Nadhled není vrozený talent a už vůbec nesouvisí s výší IQ. Nadhled je doménou emoční inteligence. Schopnosti vidět celek, vnímat souvislosti, rozlišovat mezi tím, co je skutečně důležité, a tím, co jen hlasitě křičí. Tam, kde chybí nadhled, nemohou existovat správně nastavené priority. Všechno se pak tváří jako urgentní a plánování se mění v permanentní stres,“ uvádí Vrbová.

S nadhledem také úzce souvisí komunikace a nastavování pravidel. A obojí velmi často naráží na strach. Strach říct zákazníkovi „tady je hranice“. Strach říct týmu „tohle teď nejde“. Strach z konfliktu, z odmítnutí, z toho, že někdo nebude spokojený. Jen málo lidí skutečně umí zákazníkovi nastavit jasná pravidla a zároveň si udržet dobrý vztah. A stejně málo lidí dokáže komunikovat s týmem tak čistě a srozumitelně, že tým opravdu chápe, proč se věci dějí tak, jak se dějí.

Zdravá firemní kultura se pozná podle jednoduchého, ale silného signálu. Když mluvíte se šéfem, slyšíte stejné věci jako od člena týmu. A dokonce stejné věci, jaké slyší zákazník. Neexistují tři různé verze reality. „Nejde o to urvat zakázku za každou cenu ani mít klid za každou cenu. Jde o schopnost získat, vysvětlit a pochopit proč. A to na všech stranách. Paradoxem dnešní doby je, že se firmy často snaží vyhovět zákazníkům na maximum, své lidi nadstandardně zaplatit, a přesto na konci tohoto systému stojí stres, frustrace a demotivace všech zúčastněných. Peníze samy o sobě to dlouhodobě nevyřeší,“ doplňuje Irena Vrbová.

Cesta ven vede přes odvahu. Odvahu vedení prosadit jasná a férová pravidla, která zajistí rozumné plánování kapacit. Odvahu říct, co je priorita a co musí počkat. Odvahu vytvořit prostředí, kde se lidé nebojí říct, že už něco nezvládají, ne jako výmluvu, ale jako informaci pro řízení celého chodu firmy. A odvahu přijmout, že rovnováha není stav, který jednou nastavíme a máme hotovo. Je to neustálý proces, který vyžaduje pozornost, empatii a pevnost zároveň. „V době, kdy je všechno rychlé a urgentní, se právě tyto měkké kompetence stávají tvrdou konkurenční výhodou. Pro firmy i pro lidi, kteří v nich pracují,“ dodává Irena Vrbová. (13.1.2023)