Úhel pohledu na tvorbu a vývoj dokumentace se dnes výrazně mění. Tam, kde dříve stačil tištěný materiál, PDF, e-mail, případně informování prostřednictvím webu, dnes poskytují informace sofistikované on-line informační systémy. Digitalizace procesů vývoje a výroby i nástup automatizace do výrobních procesů vyžaduje rychlý a jednoduchý přístup k informacím. Současné požadavky vyžadují dostupnost těchto dat nejen v prostředí kanceláře, ale i v terénu, ve specifických situacích bez přístupu k datovým sítím. Konkurenční a bezpečnostní prostředí vyžaduje sehranou týmovou práci s dokumenty, založenou mimo jiné na kvalitním řízení přístupů a zabezpečení.
Dnešní dokument by měl být dobře čitelný na všech moderních zařízeních pro všechny uživatele bez omezení technologické platformy. Měl by obsahovat takové nástroje, které názorně předávají informace a pohotově poskytnou podporu příjemci. Pokud takové nástroje v dokumentu nejsou, měla by je poskytnout aplikace nebo zařízení.
Dokument a dokumentace provází techniku jejich celým životním cyklem (ŽC). Od vývoje, výroby, testování, k prodeji techniky, užívání až po její údržbu, opravy a v konečném důsledku i likvidaci techniky.
Vývoj a testování produktu
V průběhu této fáze ŽC je vytvářena a využívána spousta dokumentů. První skupinu mohou tvořit dokumenty spojené s uživatelskými a technickými požadavky na nový nebo modernizovaný produkt. Na ně logicky navazují nebo je doplňují standardizační dokumenty (normy). Další skupinu vstupních dokumentů mohou představovat restrikce ve formě vyhlášek, zákonů, oborových norem atd. A pak je zde dokumentace spojená s konkrétním výrobkem - výkresová dokumentace, základní návody na používání, dokumentace k testování, záznamy z testů, zkoušek a řešení poznatků atd. Nezbytnou součástí vývojových nebo výrobních procesů je praktické testování produktů a řízené zaznamenávání zjištěných skutečností, jejich organizované vyhodnocení a vypořádání těchto záznamů.
Fáze výroby
Ve fázi výroby jde o dodržování požadavků na výrobu, měření parametrů v průběhu výroby (na výrobní lince) a zaznamenávání zjištění - nesouladů s požadavky na výrobu. Tyto záznamy se stávají předmětem vyhodnocení a přijímání opatření ve všech směrech jako např. kvality materiálu, výrobních postupů, kvality výrobních nástrojů, lidského faktoru atd. Je zřejmé, že pro řízení kvality a technologického dozoru je zapotřebí mít nejen spektrum měřících nástrojů, aktuální výrobní dokumentace včetně předcházejících revizí (evidence změn), ale také řízené záznamy a jejich distribuci. A na základě jejich vyhodnocení mít schopnost tyto výrobní dokumenty aktualizovat, případně změnit řídicí procesy.
Fáze užívání a provozování
Po zakoupení a úspěšných funkčních zkouškách (zavedení) techniky přichází na řadu její praktické využití. V této etapě je nutné dodat zákazníkům veškerou instalační a provozní dokumentaci ve formě různých návodů, pomůcek a udržovat je v aktuálním stavu. Tato skutečnost - mít aktuální dokumenty včas a na správném místě - může být jedna ze základních podmínek pro efektivní řízení provozu a užívání techniky. Zkušenosti však ukazují, že dokumentace pro obsluhy, údržbu, opravy a revize nebývá velmi často u koncových pracovníků aktualizována, případně není do praxe důsledně prosazována. V nejhorším případě leží v šuplíku vytištěná a zaměstnanci s ní nepracují.
Po nákupu a zavedení techniky do užívání je nezbytnou nutností vzdělávání zaměstnanců. Velmi často je přístup organizace omezován na pouhé vyslání svého zástupce na školení nebo semináře. Avšak velmi často nejsou poznatky z tohoto kurzu předávány systematicky dalším zaměstnancům. Jinou užitečnou variantou je poskytnutí kvalitních studijních materiálů k samostudiu a ověření získaných znalostí. Pokročilé technologie dnes nabízejí široké spektrum moderního odborného vzdělávání, které lze využívat jako hlavní nebo doplňkový nástroj v systému vzdělávání zaměstnanců. Právě díky digitalizaci lze v této fázi docílit velké časové i finanční úspory využitím moderních prostředků. Každý majitel firmy umí lehce spočítat finanční rozdíl mezi užíváním tištěných studijních materiálů oproti elektronickým, pohotově přístupným v zařízeních.
Pro správné fungování techniky je bezpodmínečně nutná pravidelná údržba technických prostředků. V rámci životního cyklu je třeba provádět pravidelné kontroly a prohlídky. Při výrazném opotřebení nebo poškození užíváním provádět opravy. Dnešní nástroje umožňují minimalizovat v procesech papírovou formu, která sebou nese mnohá úskalí a nahradit ji moderními mobilními prostředky s automatickým zpracováním dat. Pravidelné kontroly s využitím např. digitálních checklistů, formulářů na sběr dat, dotazníků s automatickým zpracováním dat a přenosem do interních systémů dochází k vynucení plnění technologických postupů, jednoznačné evidenci úkonů a v konečném důsledku dojde k udržení požadované úrovně bezporuchového provozu techniky. Současně s využíváním digitálních nástrojů k výše uvedené činnosti dochází k významným úsporám v oblasti administrativních činností, jako je tisk různých pracovních dokumentů, zamezení přepisování údajů do systémů, eliminace zanesení chyb do systému při přepisu.
Vývoj techniky probíhá kontinuálně a je třeba reagovat na zkušenosti z praxe. Různé změny konstrukčních celků, náhrady nesprávně fungujících prvků provázejí techniku po celou dobu jejího využívání. Informace o těchto událostech je třeba přenášet k uživatelům. Výhodné je využít interaktivní dokument a postupovat například formou změnových režimů zanesených do digitálních materiálů - dokumentů. Schválené úpravy nebo změny servisních manuálů je vhodné on-line publikovat, a tím pádem téměř okamžitě přenášet novinky od výrobce k servisním střediskům, případně uživateli techniky.
Fáze standardizace a katalogizace
Při prvotní dodávce nové techniky do Armády České republiky je nezbytné naplnit požadavky na katalogizaci materiálů dle standardů NATO. Pro tuto fázi je od výrobce vyžadována originální dokumentace o výrobku nebo produktu, který vstupuje do procesu katalogizace a identifikace materiálu. Jde především o dokumentaci, která jednoznačně produkt popisuje, definuje jeho vlastnosti. Na základě těchto dokumentů je výrobku/produktu zjednodušeně řečeno přiděleno katalogové číslo materiálu, případně NSN (NATO Stock Number). Z výše uvedeného je zřejmé, že v procesu katalogizace a identifikace materiálu je vyžadována důslednost při poskytování a následném zpracování vstupních informací (dokumentů), jejich jednoznačná evidence a řízená distribuce ke zpracovatelům (tzv. správcům materiálových položek).
Platforma Publi
Publi je připravena k využití při komplexní správě a řízení distribuce dokumentů v průběhu jednotlivých fází životního cyklu techniky.
Vytvořili jsme optimální podmínky pro tvorbu interaktivních responzivních dokumentů (editor), systematické třídění (databázový systém), řízení přístupů (práva uživatelů), bezpečnou a řízenou distribuci (on-line doručení) a čtení na webu (on-line) nebo v aplikacích (off-line čtečkách). Dokumenty chráníme i šifrováním proti případnému zneužití.
K významným charakteristikám dokumentů patří responzivita umožňující pohodlné čtení dokumentu na všech zařízeních bez ohledu na velikost displeje. S využitím dokumentu obsahující interaktivní části (pole k vyplnění) lze řízeně a bez organizačních náročností získat data od vybraných respondentů (vedoucí pracovníci na nižších stupních, zaměstnanci) a zpracovat dle nastavených algoritmů například ve formě grafických výstupů. Standardní moderní dokument v prostředí Publi může obsahovat nejen textová a interaktivní pole, ale samozřejmostí jsou videa, zvukové stopy, 3D objekty s pohybem, virtuální realita a další.
API
Implementace Publi může být provedena jako samostatný systém na HW zákazníka. Samozřejmostí je propojení s jiným agendovým informačním systémem, případně spisovou službou zákazníka. API poskytuje prostředí pro identifikaci, autorizaci, oboustranné předávání dat a další funkcionality potřebné k provozu při napojování na další aplikace.
Příklady propojení Publi a dalších systémů
Efektivní logistika šetří náklady. Propojení aplikací, sdílení provozních návodů a opravárenských postupů v různých formách, popisných charakteristik materiálových položek a dalších dokumentů z Publi docílíme rozšíření popisu položky v katalogu. Nástroj pro katalogizaci materiálu od společnosti AURA - MC CATALOGUE ve spojení s platformou Publi poskytuje nadstandardní podmínky pro přístup k položkám v katalogu.
Dalším příkladem je propojení Publi a systému LIS (Informační systém logistiky nové generace od společnosti AURA). Ze strany LIS do Publi lze přistupovat k doplňujícím dokumentům, jako jsou například návody, vzdělávací materiály, popisy, směrnice a další. Oba systémy umožňují vzájemný bezešvý přístup na základě synchronizované autentizace uživatele.
Praktickým propojením interaktivního dokumentu Publi s informačním systémem zákazníka je Katalog náhradních dílů (položky zásobování). Dokument v mobilním zařízení obsahuje kompletní seznam položek techniky včetně grafického zobrazení. Uživatel se od celku prokliká do jednotlivých částí k samotným položkám. Může ji vybrat, vložit data položky do košíku a vytvořit požadavek na objednávku do systému k dalšímu zpracování. Elektronický katalog v mobilním zařízení může pracovat i v režimu off-line a tak být užitečným pomocníkem při údržbě techniky.
Přijměte prosím naše pozvání v průběhu zbrojního veletrhu IDET 2025 v Brně do stánku společnosti AURA, č. 114 v hale P, kde výše zmíněné rádi předvedeme. A nejen to.
Text a foto: Pavel Hanousek, Jaroslav Řeha a tým Publi
Společnost Code Creator, s.r.o.
Zabývá se vývojem mobilních aplikací a informačních systémů založených na serverovém řešení v kombinaci s mobilními aplikacemi. Programuje aplikace na zakázku, vyvinula a provozuje platformu Publi. Platformu pro tvorbu, řízenou distribuci a sdílení dokumentů, včetně citlivého obsahu, se šifrovaným ukládáním a online/offline přístupem.
