Sdílený stůl nemá znamenat boj o místo. Co firmy podceňují při zavádění flexibilních kanceláří

Zaměstnanec přijde do kanceláře, hledá volný stůl a zjišťuje, zda si ho někdo rezervoval. Na jiném místě nemůže připojit notebook a kolega potřebující klid sedí vedle týmu, který celý den telefonuje. Sdílení pracovních míst může firmám pomoci lépe využívat kanceláře, vyžaduje však promyšlenou organizaci. Nestačí odstranit jmenovky ze stolů. Rozhoduje jednoduchá rezervace, dostupné vybavení a pravidla, kterým zaměstnanci rozumějí.

Pracovní den nemá začínat hledáním stolu
„U hybridní práce začíná pracovní den v kanceláři rozhodnutím, proč tam vůbec přijet. Zaměstnanec může mít doma zázemí pro samostatnou práci, zatímco do firmy míří kvůli konkrétním lidem nebo činnostem. Dostupný stůl je proto jen část nabídky. Podstatné je, zda mu návštěva umožní něco, co by na dálku zvládl obtížněji. Právě podle toho by firmy měly posuzovat, jestli jejich kanceláře plní svůj účel,“ říká Michal Španěl, manažer a datový analytik pracovního portálu JenPráce.cz.

Smyslem rezervace je dát člověku jistotu ještě před cestou do kanceláře. Potřebuje vědět, zda najde vhodné místo, kde bude sedět a jestli tam má potřebné vybavení. Stejně důležité je, aby informace v systému odpovídaly skutečnosti. Pracovník by měl snadno poznat, který stůl je volný, který rezervovaný a jak se na místě přihlásit. Pokud musí nejdřív otevřít několik aplikací nebo hledat správce kanceláře, systém mu práci komplikuje. Dobré řešení propojí rezervaci s jasnou signalizací přímo na stole.

„Pravidla musí počítat také se změnou plánů. Když člověk nedorazí nebo odejde dříve, místo by nemělo zůstávat zbytečně blokované. Firma proto potřebuje určit způsob potvrzení příchodu i uvolnění nevyužité rezervace. Jinak může digitální přehled ukazovat plnou kancelář, přestože část stolů zůstává prázdná,“ říká Michal Černý ze společnosti Audiopro.

Volné místo ještě nemusí být vhodné
Dostupnost stolu sama o sobě nestačí. Někdo potřebuje dva monitory, jiný vede videohovory a další připravuje podklad vyžadující několik hodin soustředění. Při plánování sdílených míst proto záleží také na charakteru práce a rozdělení kanceláře.

„U pracovního místa se vyplatí uvádět dostupné vybavení a sjednotit základní způsob připojení. Člověk pak předem ví, co může očekávat. Součástí návrhu musí být i zvukové podmínky. Stůl vedle intenzivně komunikujícího týmu nebude vhodný pro každou činnost, i když má kvalitní monitor a pohodlnou židli,“ vysvětluje Jan Dvořák z Počítačové školy GOPAS.

Pomoci může rozdělení na místa pro spolupráci, telefonování a klidnou práci. Doporučuje se také umožnit zaměstnancům signalizovat přímo u stolu režim soustředění. To však potřebuje společně respektovaná pravidla.

Pravidla ovlivňují přijetí celé změny
„Sdílení stolů zasahuje do každodenních návyků. Firma proto potřebuje vysvětlit, proč změnu zavádí, jak bude fungovat ukládání osobních věcí i zda spolu jednotlivé týmy najdou místo. Zaměstnanci potřebují rozumět tomu, co jim nový režim přinese a jaké podmínky budou mít pro svou práci. Pokud změna znamená především nejistotu, kde si ráno sednou, může být její přijetí obtížné,“ uvádí Michal Černý z Audiopro.

Po zavedení má smysl sledovat, která místa se využívají a kde vznikají komplikace. Někdy je potřeba upravit vybavení, jindy pravidla rezervací nebo rozložení pracovních zón. Cílem je, aby zaměstnanec našel vhodné místo a mohl začít pracovat.

„Zasedací pořádek v kanceláři je také neformální sítí pro předávání zkušeností. Zvlášť nováček získává část znalostí tím, že slyší, jak zkušenější kolega řeší problém, a může se ho hned zeptat. Při sdílení stolů proto záleží i na tom, kdo vedle koho skutečně sedí. Firma může mít dostatek pracovních míst, a přesto zkomplikovat zaučení, pokud se nový zaměstnanec opakovaně ocitá mezi lidmi, kteří mu s jeho prací nemohou pomoci,“ dodává Michal Španěl, manažer a datový analytik pracovního portálu JenPráce.cz. (3.12.2026)